A área contábil de uma empresa exerce um papel fundamental no sucesso dos negócios.
Isso porque o setor é responsável pela administração das finanças e também por outras tarefas importantes para o desenvolvimento da companhia.
No entanto, estamos falando de um departamento que envolve processos bastante complexos e, para obter os melhores resultados, requer estratégias que ajudam a aumentar sua eficiência e produtividade.
Neste artigo, você vai conhecer algumas abordagens para elevar a produtividade da área de contabilidade em sua empresa.
Acompanhe.
O que fazer para melhorar a eficiência das operações da área contábil?
Existem soluções que otimizam o trabalho e auxiliam a rotina do departamento de contabilidade.
Além de aprimorar os processos internos, o uso dessas ferramentas também garante mais agilidade e tempo para as tarefas estratégicas.
A seguir, conheça alguns desses recursos e veja como eles podem tornar a área contábil mais produtiva:
Conciliação contábil
Esta é uma funcionalidade que promove um controle mais efetivo das conciliações contábeis da empresa.
Além de evitar inconsistência de dados através da comparação e conferência dos saldos das contas da empresa, a conciliação contábil também garante que nenhum saldo está sendo negligenciado diante das tributações.
Centralização das conciliações em um banco de dados online
A conciliação contábil promove foco na análise e rastreabilidade dos processos com aprovação online conta a conta.
Desse modo, a ferramenta ainda dispensa o uso de planilhas, muito comuns quando o controle é feito manualmente. Portanto, a ferramenta aumenta a assertividade das análises da área contábil.
Vale destacar ainda que o acesso à documentação é 100% WEB, garantindo assim, mais segurança para o negócio.
Controle Multi Empresas para otimizar a área contábil
Possibilita o acesso às informações da área contábil de empresas com CNPJs diferentes, proporcionando uma gestão centralizada de dados.
Dessa forma, quando o gestor acessa a ferramenta, pode visualizar dados de uma companhia específica ou de todas as companhias cadastradas ao mesmo tempo, ou seja, sem a necessidade acessar diversos bancos de dados.
Alerta por e-mail das atividades em atraso ou pendentes
Função que programa o envio de e-mails em diferentes padrões para disparo diário ou periódico para informe de pendências e prazos das conciliações.
O acompanhamento de pendências e rastreio do histórico pode ser feito mês a mês. Assim, é possível manter o controle das finanças, melhorando o desempenho e produtividade da área contábil.
Dicas para aumentar a produtividade dos colaboradores que trabalham na área contábil
A área contábil também pode ganhar mais produtividade quando a equipe apresenta um bom rendimento.
Para otimizar o trabalho do time e incentivar a busca por melhores resultados, a empresa pode utilizar algumas táticas, conforme listaremos a seguir.
1. Use ferramentas tecnológicas
Certifique-se de que sua equipe esteja utilizando sistemas contábeis modernos e atualizados.
Além de acelerar os processos, esta prática também garante que a equipe esteja utilizando as melhores ferramentas disponíveis para seu trabalho.
2. Implemente metodologias que melhoram a organização da área contábil
Existem ainda outras ferramentas direcionadas à organização de tarefas e melhoria no fluxo de trabalho como, por exemplo, o cronograma de fechamento contábil, do PZM Enterprise.
Essa é uma ferramenta que auxilia no controle das atividades no período de fechamento, permitindo a montagem do cronograma de forma fácil, além do acompanhamento das atividades por diversas pessoas em tempo hábil.
Assim, o prazo de execução das tarefas não fica comprometido, apesar do alto volume de informações processadas mensalmente na empresa.
3. Invista em treinamento contínuo
Ademais, aposte em treinamentos regulares para manter a equipe atualizada em relação às mudanças nas leis fiscais, regulamentações contábeis e novas tecnologias.
Assim, a empresa contribui para aumentar a confiança dos colaboradores em seu trabalho e, consequentemente, sua produtividade.
4. Padronize os processos
Desenhe uma estratégia para estabelecer processos padronizados para diferentes tipos de tarefas.
Dessa maneira, você reduz a probabilidade de erros, permitindo que os colaboradores executem suas tarefas de forma mais eficiente, sabendo exatamente o que é esperado em cada etapa.
5. Não deixe que o time sofra sobrecarga de trabalho
A sobrecarga de trabalho é uma das principais causas para a queda na produtividade dos colaboradores.
Para evitar este tipo de problema, você pode automatizar as atividades mais exaustivas, longas e burocráticas.
Dessa forma, os colaboradores da área contábil terão mais facilidade para se concentrar nas tarefas mais estratégicas, conseguindo realizá-las com qualidade e em menos tempo.